ভাউচার লেখা ও অনুমোদন: সমিতির খরচে মেকার-চেকার পদ্ধতির গাইড

সাধারণ সভায় সবচেয়ে বেশি প্রশ্ন ওঠে খরচ নিয়ে: "লিফট মেরামতে এত টাকা কেন?", "এই বিল কে পাস করল?" অনেক সমিতিতে একজনই টাকা খরচ করেন, একজনই খাতায় লেখেন। এতে সৎ মানুষও সন্দেহের মুখে পড়েন। ভাউচার অনুমোদন ব্যবস্থা, অর্থাৎ একজন লিখবেন আর আরেকজন যাচাই করে পাস করবেন, এই সমস্যার সবচেয়ে সহজ সমাধান।

মেকার-চেকার পদ্ধতি কী

মেকার-চেকার (maker-checker) মানে দুই ধাপের নিয়ন্ত্রণ:

• মেকার: যিনি ভাউচার তৈরি করেন, যেমন অফিস সহকারী বা হিসাবরক্ষক
• চেকার: যিনি যাচাই করে অনুমোদন দেন, যেমন কোষাধ্যক্ষ বা সাধারণ সম্পাদক

অনুমোদন না পাওয়া পর্যন্ত ভাউচারটি হিসাবের খাতায় চূড়ান্ত হয় না। ফলে কোনো একজন ব্যক্তি একা টাকার হিসাব বদলাতে পারেন না। সোসাইটি কিপারে এই পদ্ধতি ভাউচারের ভেতরেই আছে।

কোন কাজে কোন ভাউচার

সোসাইটি কিপারে ডাবল এন্ট্রি (double-entry) হিসাব চলে, আর প্রতিটি লেনদেনের জন্য আলাদা ধরনের ভাউচার আছে:

সদস্যদের মাসিক চাঁদা "টাকা আদায়" অংশ থেকেই হিসাবে যায়, তাই সেগুলোর জন্য আলাদা ভাউচার লিখতে হয় না।

ধাপে ধাপে: একটি পেমেন্ট ভাউচার

ধরুন প্রহরীদের এ মাসের বেতন ৳৩৬,০০০ নগদে দেওয়া হলো।

1. "ভাউচার" অংশে গিয়ে পেমেন্ট ভাউচার বেছে নিন
2. খরচের খাত বাছুন, যেমন "নিরাপত্তা বেতন"—হিসাবের খাত তালিকা (chart of accounts) আপনি নিজের মতো সাজিয়ে নিতে পারেন
3. টাকা কোথা থেকে গেল বাছুন: ক্যাশ না ব্যাংক
4. পরিমাণ, তারিখ আর বিবরণ লিখুন, যেমন "অক্টোবর মাসের প্রহরী বেতন, ৩ জন"
5. সংরক্ষণ করুন—ভাউচারটি এখন অনুমোদনের অপেক্ষায়

এরপর চেকার ভাউচারটি দেখবেন, কাগজের রসিদ বা বিলের সঙ্গে মেলাবেন, তারপর অনুমোদন দেবেন। অনুমোদনের পরই খরচটি ক্যাশ বুক, লেজার আর আয়-ব্যয় হিসাবে দেখা যাবে।

টিপস: চেকার অনুমোদনের আগে তিনটি জিনিস দেখবেন—সঠিক খাত, সঠিক অঙ্ক, আর সঙ্গে প্রমাণ (বিল বা টাকা প্রাপ্তির স্বাক্ষর) আছে কি না।

সাপ্লায়ারের বিল আর পরে পরিশোধ

অনেক খরচ সঙ্গে সঙ্গে দেওয়া হয় না। লিফট বা জেনারেটর রক্ষণাবেক্ষণের বিল এল, কিন্তু টাকা যাবে মাসের শেষে। এমন ক্ষেত্রে আগে সাপ্লায়ার বিল লিখুন। তাহলে সাপ্লায়ার দেনা (supplier payables) রিপোর্টে দেখা যাবে কোন সরবরাহকারীকে কত টাকা দিতে বাকি। পরে পেমেন্ট দিলে সেই বিলের বিপরীতে পরিশোধ লিখুন। এতে কোনো বিল দুবার পরিশোধ হওয়ার ঝুঁকি কমে।

কে মেকার, কে চেকার: রোল ঠিক করুন

সোসাইটি কিপারে প্রতিটি ব্যবহারকারীর রোল (role) আর অনুমতি আলাদা করে ঠিক করা যায়—যেমন অ্যাডমিন, ম্যানেজার, হিসাবরক্ষক, কালেক্টর, কমিটি, অডিটর। একটি সাধারণ বিন্যাস:

• হিসাবরক্ষক বা অফিস সহকারী: ভাউচার তৈরি করবেন
• কোষাধ্যক্ষ: অনুমোদন দেবেন
• কালেক্টর: শুধু টাকা আদায়ের এন্ট্রি, ভাউচার নয়
• অডিটর: সব দেখতে পারবেন, কিছু বদলাতে পারবেন না

কোন পরিমাণের ওপরে কার অনুমোদন লাগবে, সেটা আপনার গঠনতন্ত্র বা কমিটির সিদ্ধান্ত অনুযায়ী ঠিক করুন।

ভাউচার অনুমোদনে সাধারণ ভুল

কিছু অভ্যাস নিয়ন্ত্রণটাকে চুপচাপ দুর্বল করে দেয়:

• একই ব্যক্তি লেখেন ও অনুমোদন দেন। কোষাধ্যক্ষ নিজের লেখা ভাউচার নিজেই পাস করলে দ্বিতীয় চোখের সুবিধা থাকে না। রোল আলাদা রাখুন।
• মাস শেষে একসঙ্গে সব অনুমোদন। পাঁচ মিনিটে ত্রিশটি ভাউচার পাস করা মানে আসলে কিছুই যাচাই না করা। সপ্তাহে একবার অনুমোদন দিন।
• অস্পষ্ট বিবরণ। "বিবিধ খরচ ৳৪,০০০" দেখে অডিটর কিছুই বোঝেন না। কী কেনা হলো, কার জন্য, কেন—লিখুন।
• কাগজের প্রমাণ না রাখা। বিল বা টাকা প্রাপ্তির স্বাক্ষর ভাউচার নম্বর লিখে ফাইলে রাখুন।

মাস শেষে কোন রিপোর্ট দেখবেন

অনুমোদিত ভাউচার থেকে এই রিপোর্টগুলো নিজে থেকে তৈরি হয়:

• ক্যাশ ও ব্যাংক বুক, ডে বুক
• রিসিপ্ট ও পেমেন্ট হিসাব
• আয়-ব্যয় হিসাব আর মাসিক খরচ বিশ্লেষণ
• ট্রায়াল ব্যালান্স ও ব্যালান্স শিট

সাধারণ সভার আগে এগুলো "হিসাবের রিপোর্ট" অংশ থেকে নামিয়ে নিলেই চলে।

একই টিমের আরও দুটি সমাধান: বড় সমবায় সমিতির জন্য সমিতি সফটওয়্যার আর ছোট সমিতি ও সঞ্চয় দলের জন্য সমিতি কিপার লাইট মোবাইল অ্যাপ।

সোসাইটি কিপারে ভাউচার অনুমোদন

সোসাইটি কিপারে ভাউচার অনুমোদন, রোলভিত্তিক অনুমতি আর পূর্ণাঙ্গ ডাবল এন্ট্রি রিপোর্ট একসঙ্গে কাজ করে, তাই খরচের প্রতিটি টাকার পেছনে কে লিখলেন আর কে পাস করলেন তা পরিষ্কার থাকে। নিজের সমিতির খাত দিয়ে দেখতে চাইলে ফ্রি ডেমো নিন।