মাসিক অটো বিলিং সেটআপ: চার্জের ধরন ঠিক করে প্রতি মাসে নিজে থেকেই বিল

প্রতি মাসের শুরুতে কোষাধ্যক্ষ বা অফিস সহকারীকে খাতা খুলে প্রতিটি ফ্ল্যাটের নামে আলাদা করে বিল লিখতে হয়। কোনো ফ্ল্যাট বাদ পড়ে যায়, কারও নামে দুবার বিল ওঠে, আবার কারও রেট পুরোনোই থেকে যায়। মাসিক অটো বিলিং ঠিকভাবে সেট করলে এই কাজটা প্রতি মাসে নিজে থেকেই হয়ে যায়, আর আপনার সময় যায় আদায়ে, হিসাব মেলাতে নয়।

এই গাইডে সোসাইটি কিপারে মাসিক বিল চালু করার পুরো প্রক্রিয়া ধাপে ধাপে দেখানো হলো।

হাতে বিল বানালে কী কী সমস্যা হয়

অনেক সমিতিতে মাসিক চাঁদা বা সার্ভিস চার্জ (service charge) এখনো খাতায় বা এক্সেলে লেখা হয়। এতে সাধারণত যে ভুলগুলো হয়:

• নতুন ফ্ল্যাট বা নতুন সদস্য তালিকায় যোগ হলেও বিলে আসে না
• একই মাসের বিল ভুল করে দুবার তোলা হয়
• রেট বাড়ানোর পর কিছু ফ্ল্যাটে পুরোনো রেটেই বিল চলতে থাকে
• কে কত টাকা বকেয়া, সেটা মাস শেষে মেলাতে কয়েক দিন লেগে যায়

স্বয়ংক্রিয় বিলিং এই চারটি সমস্যাই একসঙ্গে সামলায়, কারণ নিয়ম একবার ঠিক করলে সফটওয়্যার প্রতি মাসে সেই নিয়ম মেনেই বিল তৈরি করে।

ধাপ ১: চার্জের ধরন (charge type) তৈরি করুন

প্রথমে ঠিক করুন আপনার সমিতি প্রতি মাসে কোন কোন খাতে টাকা নেয়। প্রতিটি খাত একটি আলাদা চার্জের ধরন। যেমন:

1. সার্ভিস চার্জ বা মাসিক চাঁদা
2. পরিচ্ছন্নতা বা ময়লা সংগ্রহ
3. নিরাপত্তা প্রহরী
4. জেনারেটর বা লিফট রক্ষণাবেক্ষণ

চার্জগুলো আলাদা রাখলে পরে হিসাবের রিপোর্টে দেখা যায় কোন খাতে কত আয় হলো। সব একসঙ্গে "মাসিক চাঁদা" নামে রাখলে সেই বিশ্লেষণ আর করা যায় না।

ধাপ ২: ফ্ল্যাট, বাড়ি বা সদস্যভিত্তিক রেট বসান

প্রতিটি চার্জের জন্য রেট ঠিক করুন। সোসাইটি কিপারে রেট ফ্ল্যাটভিত্তিক, বাড়িভিত্তিক বা সদস্যভিত্তিক হতে পারে—আপনার সমিতি যেভাবে চাঁদা নেয়, সেভাবেই।

একটি উদাহরণ ধরুন, ১২০ ফ্ল্যাটের একটি অ্যাপার্টমেন্ট মালিক সমিতি:

এখানে প্রতিটি ফ্ল্যাটের মাসিক বিল দাঁড়ায় ৳৩,২০০। এলাকাভিত্তিক কল্যাণ সমিতি হলে একই কাজ বাড়ি বা সদস্য ধরে করা যায়।

টিপস: রেট বসানোর আগে কমিটির সভায় সিদ্ধান্তটি লিখিতভাবে পাস করিয়ে নিন। পরে কেউ প্রশ্ন তুললে রেজুলেশন দেখানো সহজ হবে।

ধাপ ৩: মাসিক অটো বিলিং কোন দিনে চলবে, ঠিক করুন

"মাসিক বিল" অংশে বিলিং চালুর দিন ঠিক করুন—যেমন প্রতি মাসের ১ তারিখ। সেই দিন এলে সফটওয়্যার নিজে থেকেই সব সক্রিয় ফ্ল্যাট বা সদস্যের নামে সেই মাসের বিল তৈরি করে।

এখানে সবচেয়ে বড় সুবিধা হলো দ্বিগুণ বিল হয় না। কোনো মাসের বিল একবার তৈরি হয়ে গেলে একই মাসের জন্য আবার একই বিল ওঠে না। তাই কেউ ভুল করে দ্বিতীয়বার চালালেও সদস্যের ঘাড়ে বাড়তি টাকা চাপে না।

ধাপ ৪: এককালীন চার্জ আর বিলম্ব ফি যোগ করুন

মাসিক বিলের বাইরেও কিছু টাকা তুলতে হয়।

এককালীন চার্জ

ঈদ বোনাস বা উৎসব চাঁদা, রং করার খরচ, বিশেষ মেরামত—এসব এককালীন চার্জ (one-time charge) হিসেবে দেওয়া যায়। চাইলে পুরো সমিতিতে না দিয়ে নির্দিষ্ট এলাকা বা রোডের ফ্ল্যাটগুলোতেই দেওয়া যায়।

বিলম্ব ফি

নিয়ম ঠিক করে দিলে নির্দিষ্ট সময়ের পরে বকেয়া থাকলে বিলম্ব ফি (late fee) সেই নিয়ম অনুযায়ী যোগ হয়। কত দিন পরে কত টাকা, সেটা আপনার গঠনতন্ত্র বা কমিটির সিদ্ধান্ত অনুযায়ী বসাবেন।

মওকুফ বা ছাড়

কোনো সদস্যকে ছাড় দিতে হলে সেটা একজন দিলেই চূড়ান্ত হয় না—দ্বিতীয় একজনের অনুমোদন লাগে। এতে পরে "কে কাকে ছাড় দিল" এই প্রশ্নে বিতর্ক কমে।

চালুর পর প্রতি মাসে কী দেখবেন

অটো বিলিং চালু হলে আপনার মাসিক কাজ কমে দাঁড়ায় একটি ছোট চেকলিস্টে:

• বিলের দিন পার হলে বকেয়া তালিকায় চোখ বুলিয়ে নিন, সব ফ্ল্যাটের বিল উঠেছে কি না
• নতুন ফ্ল্যাট বা সদস্য যোগ হলে তার রেট ঠিক আছে কি না দেখুন
• মাসিক বকেয়া রিমাইন্ডার এসএমএস চালু থাকলে সদস্যরা নিজেরাই জেনে যান কত দিতে হবে
• "টাকা আদায়" অংশে প্রতিটি পেমেন্ট তুললে রসিদ ও এসএমএস রসিদ চলে যায়

সদস্যদের জন্য একটি নোটিশের নমুনা:

"সম্মানিত সদস্য, এখন থেকে প্রতি মাসের ১ তারিখে আপনার মাসিক বিল স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হবে। বিলের পরিমাণ এসএমএসে জানানো হবে। পরিশোধের পর প্রতিটি রসিদে একটি কিউআর কোড থাকবে। — কোষাধ্যক্ষ"

ঋণ, সঞ্চয় আর কিস্তির হিসাব রাখতে হয় এমন সমবায়ের জন্য আমাদের সমিতি কিপার — সমবায় সমিতির সফটওয়্যার আছে; আর ছোট সঞ্চয় দল বা নতুন সমিতি মোবাইলেই সহজে হিসাব রাখতে পারে সমিতি কিপার লাইট অ্যাপ দিয়ে।

সোসাইটি কিপারে শুরু করবেন যেভাবে

সোসাইটি কিপারে চার্জের ধরন, রেট আর বিলের দিন একবার ঠিক করলেই মাসিক অটো বিলিং চলতে থাকে, আর প্রতিটি বিল সরাসরি হিসাবের খাতায় যুক্ত হয়। পুরোনো বকেয়া থাকলে সেটাও এক্সেল থেকে ইমপোর্ট করে শুরু করা যায়। নিজের সমিতির তথ্য দিয়ে কেমন দেখায় দেখতে চাইলে ফ্রি ডেমো নিন, আর অন্য গাইডগুলো পাবেন ব্লগে।