অগ্রিম ও জামানতের হিসাব: সমিতির খাতায় কোনটা আয়, কোনটা দেনা

একজন ফ্ল্যাট মালিক বিদেশ যাওয়ার আগে পুরো বছরের সার্ভিস চার্জ একসাথে ৳৩৬,০০০ দিয়ে গেলেন। কোষাধ্যক্ষ সেটা এ মাসের আয় হিসেবে লিখলেন—আর মাসিক রিপোর্টে দেখা গেল সমিতির আয় হঠাৎ অনেক বেশি। ভুলটা ছোট, কিন্তু এর ফলে পুরো বছরের আয়-ব্যয়ের ছবি বিকৃত হয়। অগ্রিম ও জামানতের হিসাব ঠিকভাবে রাখার নিয়ম জানলে এমন বিভ্রান্তি এড়ানো যায়।

অগ্রিম আর জামানত: মূল ধারণা

এখানে চার ধরনের লেনদেন নিয়ে কথা বলছি:

মূল কথা: যে টাকা এখনো "অর্জিত" হয়নি বা "খরচ" হয়নি, তা আয় বা ব্যয় নয়। সেটি হয় কারো কাছে সমিতির দেনা, নয়তো কারো কাছে সমিতির পাওনা।

সদস্যের অগ্রিম চাঁদা কীভাবে লিখবেন

ধরুন মাসিক সার্ভিস চার্জ ৳৩,০০০, আর একজন সদস্য জানুয়ারিতে ১২ মাসের ৳৩৬,০০০ দিলেন।

1. টাকা পাওয়ার দিন: রসিদ ভাউচার—নগদ বা ব্যাংক ডেবিট ৳৩৬,০০০, ক্রেডিট "সদস্যের অগ্রিম" (দেনা) ৳৩৬,০০০।
2. প্রতি মাসে বিল তৈরি হলে: "সদস্যের অগ্রিম" থেকে ৳৩,০০০ কমে সেই মাসের সার্ভিস চার্জ আয়ে যায়।
3. বছর শেষে: অগ্রিম শূন্য, আর ১২ মাসে সমানভাবে আয় দেখা যায়।

এতে মাসিক আয়ের রিপোর্ট বাস্তব থাকে, আর সদস্যের হিসাবে স্পষ্ট দেখা যায় কত মাসের টাকা আগাম জমা আছে।

টিপ: অগ্রিম নেওয়ার সময় রসিদে লিখে দিন কোন মাস থেকে কোন মাস পর্যন্ত। মাঝপথে সার্ভিস চার্জ বাড়লে কী হবে, তা কমিটির সিদ্ধান্ত বা গঠনতন্ত্র অনুযায়ী আগেই জানিয়ে রাখুন।

জামানত গ্রহণ ও ফেরত

অনেক সমিতি কমিউনিটি হল, দোকান বা পার্কিং ভাড়া দেয় এবং জামানত নেয়। জামানত সমিতির আয় নয়—চুক্তি শেষে ফেরত দিতে হবে।

• গ্রহণের সময়: নগদ/ব্যাংক ডেবিট, "জামানত গ্রহণ" (দেনা) ক্রেডিট।
• ফেরতের সময়: "জামানত গ্রহণ" ডেবিট, নগদ/ব্যাংক ক্রেডিট।
• ক্ষতিপূরণ কেটে রাখলে: কেটে রাখা অংশ জার্নাল ভাউচারে "জামানত গ্রহণ" থেকে উপযুক্ত আয় খাতে (যেমন "ক্ষতিপূরণ আয়") নিন, বাকিটা ফেরত দিন।

প্রতিটি জামানতের জন্য একটি তালিকা রাখুন: কার কাছ থেকে, কত, কবে, কোন চুক্তির ভিত্তিতে। বছর শেষে এই তালিকার মোট আর খাতার "জামানত গ্রহণ" ব্যালান্স সমান হওয়া উচিত।

কর্মচারী বা কমিটি সদস্যকে কাজের অগ্রিম

ধরুন বার্ষিক অনুষ্ঠান বা রং কেনার জন্য একজন কমিটি সদস্যকে ৳২০,০০০ অগ্রিম দেওয়া হলো। এটা তখনই খরচ নয়—কারণ জানা নেই আসলে কত খরচ হবে।

1. অগ্রিম দেওয়ার সময়: "অগ্রিম—(ব্যক্তির নাম)" ডেবিট, নগদ ক্রেডিট ৳২০,০০০।
2. হিসাব জমা দিলে: ধরুন বিল এসেছে ৳১৮,৪০০। জার্নাল ভাউচারে সংশ্লিষ্ট খরচের খাত ডেবিট ৳১৮,৪০০, "অগ্রিম" ক্রেডিট ৳১৮,৪০০।
3. বাকি ৳১,৬০০ ফেরত: নগদ ডেবিট, "অগ্রিম" ক্রেডিট। অগ্রিম এবার শূন্য।

একটি নিয়ম করে দিন—যেমন কাজ শেষের নির্দিষ্ট দিনের মধ্যে বিলসহ হিসাব জমা। পুরনো অগ্রিম খোলা পড়ে থাকা অডিটে প্রায়ই প্রশ্ন তোলে।

সমিতি যখন জামানত দেয়

বিদ্যুৎ বা পানির সংযোগ, গুদাম বা অফিস ভাড়ার জন্য সমিতিকেও কখনো জামানত দিতে হয়। এটি "প্রদত্ত জামানত" নামে সম্পদ হিসেবে থাকবে, খরচ নয়। চুক্তির কাগজ ও রসিদ যত্ন করে রাখুন—অনেক বছর পর ফেরত চাইতে গেলে এগুলোই প্রমাণ।

যে ভুলগুলো সবচেয়ে বেশি হয়

• অগ্রিম চাঁদাকে পুরোটাই সেই মাসের আয় দেখানো
• জামানতকে "বিবিধ আয়" হিসেবে লেখা, পরে ফেরতের সময় "খরচ" দেখানো
• কর্মচারী অগ্রিমকে সরাসরি খরচ লিখে ফেলা, ফলে ফেরত টাকা কোথায় যাবে বোঝা যায় না
• ব্যক্তিভিত্তিক তালিকা না রাখা, শুধু মোট অঙ্ক রাখা

কোন খাত কীভাবে দেখাতে হবে, সে বিষয়ে আপনার সমিতির গঠনতন্ত্র ও অডিটরের পরামর্শ অনুসরণ করুন।

সমবায় সমিতি চালান? DPS, FDR, লোন ও কিস্তি আদায়ের জন্য সমিতি কিপার সফটওয়্যার তৈরি। সহজ ও বিনামূল্যে শুরু করতে চাইলে সমিতি কিপার লাইট ব্যবহার করে দেখুন।

সোসাইটি কিপারে অগ্রিম ও জামানত

সোসাইটি কিপারে হিসাবের খাত তালিকা (chart of accounts) নিজের মতো সম্পাদনা করা যায়, তাই "সদস্যের অগ্রিম", "জামানত গ্রহণ" বা ব্যক্তিভিত্তিক অগ্রিম খাত সহজেই যোগ করা যায়। রসিদ, পেমেন্ট ও জার্নাল ভাউচার মেকার-চেকার অনুমোদনে পোস্ট হয়, আর লেজার ও উদ্বৃত্তপত্রে (balance sheet) প্রতিটি খাতের ব্যালান্স সাথে সাথে দেখা যায়। আরও পড়তে আমাদের ব্লগ ঘুরে দেখুন।