খালি ফ্ল্যাটের সার্ভিস চার্জ: পুরো নেবেন, ছাড় দেবেন, নাকি মওকুফ?

"আমার ফ্ল্যাটে তো কেউ থাকে না, লিফটও ব্যবহার করি না — আমি কেন পুরো সার্ভিস চার্জ দেব?" মালিক সমিতির কোষাধ্যক্ষেরা এই কথা প্রায়ই শোনেন। খালি ফ্ল্যাটের সার্ভিস চার্জ নিয়ে পরিষ্কার নিয়ম না থাকলে একদিকে বকেয়া জমে, অন্যদিকে নিয়মিত পরিশোধকারী মালিকেরা অসন্তুষ্ট হন। চলুন দেখি একটি ন্যায্য ও টেকসই নিয়ম কেমন হতে পারে।

কেন খালি ফ্ল্যাটও খরচের অংশীদার

ফ্ল্যাট খালি থাকলেও ভবনের অনেক খরচ কমে না:

• দারোয়ান ও নিরাপত্তা — খালি ফ্ল্যাটটিও পাহারায় থাকে
• লিফট ও জেনারেটরের রক্ষণাবেক্ষণ চুক্তি — নির্দিষ্ট অঙ্ক, ব্যবহার কমলেও কমে না
• ছাদ, পানির ট্যাংক, দেয়াল ও রং — পুরো ভবনের সম্পদ রক্ষা
• রিজার্ভ ফান্ড — ভবিষ্যতের বড় মেরামত সবার জন্য

খালি ফ্ল্যাটের মালিকও এই সুরক্ষা ও সম্পদমূল্য রক্ষার সুবিধা পান। তাই খালি ফ্ল্যাটের সার্ভিস চার্জ পুরোপুরি মওকুফ করা সাধারণত ন্যায্য নয়।

কোন অংশে ছাড় দেওয়া যুক্তিসংগত

কিছু খরচ সত্যিই ব্যবহারের ওপর নির্ভর করে। সেখানে ছাড়ের কথা ভাবা যায়:

এটি একটি উদাহরণ কাঠামো। আপনাদের ভবনে কোন খরচ কীভাবে ভাগ হয়, তার ওপর নির্ভর করে নিজস্ব তালিকা বানান।

খালি ফ্ল্যাটের সার্ভিস চার্জের নিয়ম লিখে ফেলুন

মৌখিকভাবে "ওনাকে একটু কম নিন" ধরনের সমঝোতা পরে অন্য মালিকদের মধ্যে বৈষম্যের অভিযোগ তৈরি করে। তাই:

1. সাধারণ সভায় খালি ফ্ল্যাটের সংজ্ঞা ঠিক করুন — যেমন টানা অন্তত তিন মাস কেউ বসবাস করেননি
2. কোন খাতে কত শতাংশ ছাড়, তা লিখুন
3. ছাড় পেতে মালিককে আগাম লিখিত আবেদন করতে হবে — এটি নিয়ম করুন
4. ছাড় কমিটির দুজন সদস্য অনুমোদন করবেন
5. ফ্ল্যাটে কেউ উঠলে বা ভাড়া হলে মালিক সমিতিকে জানাবেন এবং পরের মাস থেকে পুরো হার

আপনার গঠনতন্ত্র বা উপবিধিতে এ বিষয়ে কিছু আগে থেকে লেখা থাকলে সেটিই মানতে হবে। আইনগত প্রশ্ন থাকলে আইনজীবীর পরামর্শ নিন।

একটি উদাহরণ

ধরুন আপনাদের ভবনে মাসিক সার্ভিস চার্জ ৳৫,০০০, যার মধ্যে ৳৮০০ পানি ও ময়লা খাতে। সাধারণ সভা ঠিক করল, খালি ফ্ল্যাট এই ৳৮০০ থেকে অর্ধেক ছাড় পাবে। তাহলে খালি ফ্ল্যাটের মাসিক চার্জ হবে ৳৫,০০০ − ৳৪০০ = ৳৪,৬০০। হিসাব সহজ, যুক্তিও পরিষ্কার।

প্রবাসী বা দূরে থাকা মালিকের কাছ থেকে আদায়

খালি ফ্ল্যাটের অনেক মালিক থাকেন বিদেশে বা অন্য শহরে। তাঁদের ক্ষেত্রে বকেয়া জমার মূল কারণ যোগাযোগের অভাব। কয়েকটি উপায়:

• মালিকের একজন স্থানীয় প্রতিনিধি (আত্মীয় বা কেয়ারটেকার) লিখিতভাবে ঠিক করে রাখুন
• ব্যাংক হিসাবে সরাসরি জমা বা bKash/Nagad-এ পাঠানোর ব্যবস্থা রাখুন এবং জমার পর রসিদ পাঠান
• তিন বা ছয় মাসের অগ্রিম একবারে নেওয়ার সুযোগ দিন
• প্রতি মাসে বকেয়ার একটি সংক্ষিপ্ত মেসেজ পাঠান

নমুনা বার্তা:

সম্মানিত মালিক, আপনার ফ্ল্যাট নং বি-৪-এর জুলাই পর্যন্ত সার্ভিস চার্জ বকেয়া ৳১৩,৮০০। সমিতির ব্যাংক হিসাবে বা bKash-এ জমা দিয়ে কোষাধ্যক্ষকে জানালে রসিদ পাঠিয়ে দেওয়া হবে। ধন্যবাদ।

পরামর্শ: খালি ফ্ল্যাটের বকেয়া দীর্ঘদিন ফেলে রাখবেন না। যত পুরোনো হয়, আদায় তত কঠিন হয়।

যে সমস্যাগুলো প্রায়ই দেখা দেয়

"খালি" বলা হলেও আসলে কেউ থাকেন

কখনো দেখা যায় ফ্ল্যাটকে খালি বলা হচ্ছে, অথচ আত্মীয় বা কেয়ারটেকার মাঝে মাঝে থাকছেন। এজন্য দারোয়ানের খাতায় যাতায়াত দেখে কমিটি মাঝে মাঝে যাচাই করতে পারে। নিয়মে লিখে রাখুন যে ভুল তথ্য দিলে ছাড় বাতিল হবে এবং পুরো অঙ্ক বকেয়া হিসেবে ধরা হবে।

নির্মাণাধীন বা অবিক্রীত ফ্ল্যাট

ডেভেলপারের হাতে থাকা অবিক্রীত ফ্ল্যাটের সার্ভিস চার্জ কে দেবেন — এই প্রশ্ন নতুন ভবনে প্রায়ই ওঠে। সাধারণত ফ্ল্যাট যার মালিকানায়, দায়ও তার। হস্তান্তরের সময় ডেভেলপারের সঙ্গে বিষয়টি লিখিতভাবে ঠিক করে নিন।

সংস্কার চলছে এমন ফ্ল্যাট

ফ্ল্যাটে বড় সংস্কার কাজ চললে লিফট, পানি ও পরিচ্ছন্নতার খরচ বরং বাড়ে। এমন ফ্ল্যাটকে খালি ফ্ল্যাটের সার্ভিস চার্জে ছাড় দেওয়া যুক্তিসংগত নয়; উল্টো সংস্কারের সময়ের জন্য আলাদা নিয়ম রাখা যেতে পারে।

সমবায় সমিতি চালান? DPS, FDR, লোন ও কিস্তি আদায়ের জন্য সমিতি কিপার সফটওয়্যার তৈরি। সহজ ও বিনামূল্যে শুরু করতে চাইলে সমিতি কিপার লাইট ব্যবহার করে দেখুন।

Society Keeper-এ ছাড় ও বকেয়ার হিসাব

Society Keeper-এ ছাড় বা মওকুফ দিতে দ্বিতীয় একজনের অনুমোদন লাগে, তাই কাউকে আলাদা সুবিধা দেওয়া নিয়ে প্রশ্ন ওঠে না। বকেয়ার বয়স (০–৩০, ৩১–৬০, ৬১–৯০ ও ৯০+ দিন) আলাদা করে দেখা যায়, মাসিক বকেয়া-রিমাইন্ডার SMS যায়, আর মালিক মোবাইল OTP দিয়ে মেম্বার ওয়েব অ্যাপে ঢুকে দূর থেকেই নিজের বকেয়া ও রসিদ দেখতে পারেন। আরও পড়ুন আমাদের ব্লগে।