ঈদ, পূজা ও জাতীয় দিবসের আয়োজনের হিসাব স্বচ্ছ রাখার সহজ নিয়ম

উৎসবের আয়োজন শেষ হলে আনন্দের রেশ থাকে কয়েক দিন, কিন্তু "কত টাকা উঠল আর কোথায় গেল" প্রশ্নটা থেকে যায় অনেক মাস। ঈদ, পূজা, বিজয় দিবস বা স্বাধীনতা দিবসের আয়োজনে টাকা আসে দ্রুত, খরচও হয় তাড়াহুড়োয়। তাই আয়োজনের হিসাব স্বচ্ছ রাখা কল্যাণ সমিতির সুনামের জন্য খুব জরুরি।

এই লেখায় আয়োজনের আগে, চলাকালীন ও পরে কমিটি কী করবে, তার একটি ব্যবহারিক কাঠামো দেওয়া হলো।

আয়োজনের আগে: বাজেট ও আলাদা খাত

প্রতিটি আয়োজনের জন্য একটি ছোট বাজেট লিখিতভাবে তৈরি করুন। কোন খাতে কত খরচ হতে পারে, তা আগে থেকে জানা থাকলে পরে প্রশ্ন কম ওঠে।

একটি নমুনা বাজেট কাঠামো (অঙ্কগুলো উদাহরণমাত্র):

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, উৎসবের টাকা নিয়মিত মাসিক চাঁদার সঙ্গে মিশিয়ে ফেলবেন না। আলাদা আয়ের খাত ও আলাদা খরচের খাত রাখুন। তাহলে আয়োজন শেষে আলাদা করে হিসাব দেখানো যাবে।

চাঁদার হার ঠিক করা

উৎসবের চাঁদা সাধারণত এককালীন। সব বাড়ির জন্য সমান হবে, নাকি বাড়ির আকার অনুযায়ী, তা কমিটিতে ঠিক করুন। কোন রোড বা এলাকার জন্য প্রযোজ্য, তাও স্পষ্ট করুন। স্বেচ্ছায় অতিরিক্ত অনুদান দিলে সেটাও আলাদা করে লিখে রাখুন।

আয়োজনের সময়: আদায় ও খরচের নিয়ম

আদায়ের নিয়ম

• প্রতিটি টাকার বিপরীতে নম্বরযুক্ত রসিদ দিন। "পরে দিয়ে দেব" বলে রসিদ ছাড়া টাকা নেবেন না।
• বিকাশ, নগদ বা রকেটে টাকা এলে লেনদেন নম্বর রসিদে লিখুন।
• স্পনসর বা দোকানের অনুদানও রসিদসহ নিন।
• প্রতিদিন সন্ধ্যায় আদায়ের মোট অঙ্ক কোষাধ্যক্ষকে বুঝিয়ে দিন।

খরচের নিয়ম

1. প্রতিটি খরচের আগে আয়োজক উপকমিটির একজন অনুমোদন দেবেন।
2. বিক্রেতার কাছ থেকে ক্যাশ মেমো বা বিল নিন।
3. মেমো না পাওয়া গেলে খরচের ভাউচারে কে, কী, কত টাকায় কিনলেন লিখে দুজন সই করবেন।
4. বড় অঙ্কের খরচ নগদের বদলে ব্যাংক বা মোবাইল ব্যাংকিংয়ে দিন, যাতে প্রমাণ থাকে।
5. ডেকোরেটরের মতো সরবরাহকারীর বাকি থাকলে তা আলাদা করে লিখে রাখুন।

টিপস: উৎসবের ব্যস্ততায় ছোট খরচগুলোই হারিয়ে যায়। একজনকে "ছোট খরচের খাতা" রাখার দায়িত্ব দিন, যিনি প্রতিটি রিকশা ভাড়া বা পানির বোতলের খরচও লিখবেন।

আয়োজনের পরে: হিসাব প্রকাশ

আয়োজন শেষ হওয়ার দুই-তিন সপ্তাহের মধ্যে হিসাব বন্ধ করুন। দেরি করলে ভাউচার হারায়, মানুষও প্রশ্ন করতে শুরু করেন।

হিসাব প্রকাশে যা রাখবেন:

• মোট কত বাড়ি থেকে কত টাকা আদায় হয়েছে।
• অনুদান ও স্পনসর থেকে কত এসেছে।
• খাতভিত্তিক খরচ, বাজেটের সঙ্গে তুলনা।
• কত টাকা উদ্বৃত্ত বা ঘাটতি, এবং তা কীভাবে সমন্বয় হবে।
• কোনো সরবরাহকারীর পাওনা বাকি থাকলে তার উল্লেখ।

নোটিশের নমুনা

"সম্মানিত বাসিন্দাবৃন্দ, এবারের বিজয় দিবস আয়োজনে মোট ৳৫২,০০০ আদায় হয়েছে এবং খরচ হয়েছে ৳৪৮,৫০০। উদ্বৃত্ত ৳৩,৫০০ পরবর্তী আয়োজনের তহবিলে রাখা হয়েছে। খাতভিত্তিক বিস্তারিত হিসাব ও ভাউচার অফিসে দেখা যাবে।" (অঙ্কগুলো উদাহরণ)

উদ্বৃত্ত ও বকেয়া চাঁদা

উদ্বৃত্ত টাকা কোথায় যাবে, তা আয়োজনের আগেই ঠিক করুন। পরের উৎসবের তহবিলে, নাকি কল্যাণ তহবিলে, এ নিয়ে পরে বিতর্ক হওয়ার চেয়ে আগে সিদ্ধান্ত নেওয়া ভালো।

যারা চাঁদা দেননি, তাদের বকেয়া আলাদা খাতে রাখুন। মাসিক চাঁদার বকেয়ার সঙ্গে মিশিয়ে ফেললে পরে কোন টাকা কীসের, বোঝা যায় না। বিনয়ের সঙ্গে একবার মনে করিয়ে দিন; উৎসবের চাঁদা নিয়ে চাপ দিলে সম্পর্ক খারাপ হয়।

আপনার সংগঠন যদি সঞ্চয়-ঋণভিত্তিক সমবায় হয়, তাহলে সমিতি কিপার দেখে নিন — সদস্য, সঞ্চয়, লোন ও কিস্তির পুরো হিসাব এক জায়গায়। আর অল্প সদস্যের সমিতির জন্য আছে ছোট সমিতির হিসাব রাখার অ্যাপ — সমিতি কিপার লাইট।

সোসাইটি কিপারে উৎসবের হিসাব

সোসাইটি কিপারে ঈদ বা অন্য আয়োজনের চাঁদা এককালীন চার্জ হিসেবে নির্দিষ্ট এলাকায় বসানো যায়। প্রতিটি পেমেন্টে কিউআর কোডসহ নম্বরযুক্ত রসিদ ও এসএমএস যায়, যা যে কেউ স্ক্যান করে যাচাই করতে পারেন। খরচ পেমেন্ট ভাউচারে লিখে আরেকজনের অনুমোদন নিয়ে পোস্ট করা যায়, আর সরবরাহকারীর বিল ও পাওনা আলাদা থাকে। শেষে আয়-ব্যয়ের হিসাব তৈরি করে সমিতির ওয়েবসাইটের নোটিশে বা ডকুমেন্টে প্রকাশ করতে পারবেন।