কমিটি হস্তান্তর: নতুন কমিটিকে হিসাব ও দায়িত্ব বুঝিয়ে দেওয়ার ধাপগুলো

নির্বাচন শেষ, নতুন কমিটি দায়িত্ব নিতে প্রস্তুত — কিন্তু পুরোনো কোষাধ্যক্ষের কাছে কিছু নগদ, আলমারিতে কিছু রসিদ বই, আর ব্যাংকের চেকবইয়ে পুরোনো স্বাক্ষরকারী। কমিটি হস্তান্তর গোছানোভাবে না হলে মাসের পর মাস "আগের কমিটি কী রেখে গেল" নিয়ে অভিযোগ চলে। এতে দুই পক্ষেরই সম্মানহানি হয়।

এই লেখায় একটি পরিষ্কার পদ্ধতি দেওয়া হলো, যাতে বিদায়ী কমিটি দায়মুক্ত হতে পারে আর নতুন কমিটি নিশ্চিন্তে কাজ শুরু করতে পারে।

হস্তান্তরের একটি নির্দিষ্ট তারিখ ঠিক করুন

কমিটি হস্তান্তর একটি নির্দিষ্ট তারিখে হওয়া উচিত — সেই দিনটিকেই "কাট-অফ" ধরুন। ওই তারিখ পর্যন্ত সব লেনদেন বিদায়ী কমিটির, পরের সব নতুন কমিটির। গঠনতন্ত্রে হস্তান্তরের সময়সীমা লেখা থাকলে সেটি মানুন।

হস্তান্তর সভায় উপস্থিত থাকবেন বিদায়ী ও নতুন সভাপতি, সাধারণ সম্পাদক ও কোষাধ্যক্ষ। সম্ভব হলে নিরীক্ষক বা একজন নিরপেক্ষ সদস্যও থাকুন।

কমিটি হস্তান্তরে হিসাব বুঝিয়ে দেওয়ার চেকলিস্ট

১. নগদ ও ব্যাংক

• কাট-অফ তারিখে হাতে থাকা নগদ গুনে দুই পক্ষের সামনে বুঝিয়ে দিন
• প্রতিটি ব্যাংক হিসাবের স্টেটমেন্ট ও খাতার ব্যালান্স মিলিয়ে দেখান
• ইস্যু করা কিন্তু এখনো ব্যাংকে জমা না হওয়া চেকের তালিকা দিন
• অব্যবহৃত চেকবই, ব্যবহৃত চেকের মুড়ি হস্তান্তর করুন

২. সদস্যদের বকেয়া ও অগ্রিম

সদস্যভিত্তিক বকেয়ার তালিকা (দেনা কার কত, কত দিনের পুরোনো) এবং যাঁরা অগ্রিম দিয়েছেন তাঁদের তালিকা দিন। মোট বকেয়া হিসাবের খাতার সঙ্গে মিলতে হবে।

৩. সরবরাহকারী ও অন্যান্য দেনা

নিরাপত্তা সংস্থা, লিফট রক্ষণাবেক্ষণ, বিদ্যুৎ-পানির বিল, কর্মচারীদের বকেয়া বেতন — যা কিছু পরিশোধ বাকি, সব লিখিতভাবে দিন। চলমান চুক্তির কপি ও মেয়াদ জানিয়ে দিন।

৪. কাগজপত্র ও সম্পদ

• রসিদ বই (ব্যবহৃত ও অব্যবহৃত, নম্বরসহ), ভাউচার ফাইল
• কার্যবিবরণী রেজিস্টার, সদস্য রেজিস্টার
• নিবন্ধন সনদ, গঠনতন্ত্র, চুক্তিপত্র
• স্থায়ী সম্পদের তালিকা — জেনারেটর, পাম্প, সিসি ক্যামেরা, আসবাব

৫. ডিজিটাল অ্যাক্সেস

সফটওয়্যার, ইমেইল, মোবাইল ব্যাংকিং মার্চেন্ট অ্যাকাউন্ট ও সোশ্যাল মিডিয়া পেজের অ্যাক্সেস নতুন দায়িত্বপ্রাপ্তদের দিন। বিদায়ী সদস্যদের অ্যাক্সেস বন্ধ বা সীমিত করুন। কোনো পাসওয়ার্ড কাগজে লিখে হস্তান্তর না করে নতুন দায়িত্বপ্রাপ্তকে নিজে পাসওয়ার্ড বদলে নিতে বলুন।

একটি উদাহরণ সারসংক্ষেপ

ধরুন ১৫০ বাড়ির একটি এলাকা কল্যাণ সমিতির হস্তান্তর হচ্ছে। সারসংক্ষেপ এমন হতে পারে (উদাহরণমাত্র):

এই সারসংক্ষেপের প্রতিটি অঙ্কের পেছনে বিস্তারিত তালিকা সংযুক্ত থাকবে।

ব্যাংক স্বাক্ষরকারী পরিবর্তন

কমিটি হস্তান্তরে সবচেয়ে বেশি দেরি হয় ব্যাংকের স্বাক্ষরকারী বদলাতে। নতুন কমিটি গঠনের সিদ্ধান্তের কার্যবিবরণী, নতুন স্বাক্ষরকারীদের পরিচয়পত্র ও ব্যাংকের নির্ধারিত ফর্ম নিয়ে দ্রুত ব্যাংকে যোগাযোগ করুন। স্বাক্ষরকারী পরিবর্তন না হওয়া পর্যন্ত বড় খরচ এড়িয়ে চলুন।

টিপ: ব্যাংকের কাগজ জমা দেওয়ার তারিখ ও রিসিভ কপি রেখে দিন। পরে কোনো লেনদেন নিয়ে প্রশ্ন উঠলে কে কবে স্বাক্ষরকারী ছিলেন তা প্রমাণ করা সহজ হয়।

হস্তান্তরের পর প্রথম ৩০ দিন

কাগজে স্বাক্ষর হয়ে গেলেই কাজ শেষ নয়। নতুন কমিটির প্রথম মাসটি গুরুত্বপূর্ণ:

1. প্রথম কমিটি সভায় হস্তান্তর সারসংক্ষেপ উপস্থাপন করুন এবং কার্যবিবরণীতে লিপিবদ্ধ করুন।
2. আদায়কারী ও অফিস কর্মীদের সঙ্গে বসে দায়িত্ব ও নগদ জমার নিয়ম আবার বুঝিয়ে দিন।
3. সরবরাহকারীদের লিখিতভাবে জানান যে নতুন কমিটি দায়িত্ব নিয়েছে এবং কে বিল গ্রহণ ও অনুমোদন করবেন।
4. সদস্যদের নোটিশ দিন — নতুন কোষাধ্যক্ষের নাম, চাঁদা জমার নিয়ম ও যোগাযোগ নম্বর।
5. হস্তান্তরের সময় যেসব আপত্তি লেখা হয়েছিল, সেগুলোর সমাধান হলো কি না দেখুন।

বিদায়ী কমিটির সদস্যরা প্রথম কয়েক সপ্তাহ প্রশ্নের উত্তর দিতে সহযোগিতা করলে নতুন কমিটির কাজ অনেক সহজ হয়। ভালো কমিটি হস্তান্তর আসলে দুই কমিটির যৌথ দায়িত্ব।

হস্তান্তর প্রত্যয়নপত্র

সব কিছু বুঝিয়ে দেওয়ার পর দুই পক্ষ একটি প্রত্যয়নপত্রে স্বাক্ষর করবেন। নমুনা:

"আমরা, বিদায়ী কমিটির পক্ষে সভাপতি, সাধারণ সম্পাদক ও কোষাধ্যক্ষ, …… তারিখে সংযুক্ত তালিকা অনুযায়ী নগদ, ব্যাংক হিসাব, বকেয়া ও দেনার বিবরণ, কাগজপত্র ও সম্পদ নতুন কমিটিকে বুঝিয়ে দিলাম। নতুন কমিটির পক্ষে আমরা তা বুঝে পেলাম। কোনো বিষয়ে আপত্তি থাকলে তা নিচে উল্লেখ করা হলো।"

আপত্তির জায়গাটি গুরুত্বপূর্ণ। কোনো অঙ্ক না মিললে সেটা লিখে রাখুন এবং সমাধানের সময়সীমা দিন — চেপে না রেখে।

একই টিমের আরও দুটি সমাধান: বড় সমবায় সমিতির জন্য সমিতি সফটওয়্যার আর ছোট সমিতি ও সঞ্চয় দলের জন্য সমিতি কিপার লাইট মোবাইল অ্যাপ।

সোসাইটি কিপার কীভাবে সাহায্য করে

সোসাইটি কিপারে সব হিসাব একই জায়গায় থাকায় কমিটি হস্তান্তরের দিন ট্রায়াল ব্যালান্স, ক্যাশ ও ব্যাংক বুক, সদস্য বকেয়া ও সরবরাহকারী দেনার রিপোর্ট কয়েক ক্লিকে বের করে এক্সেলে দেওয়া যায়। রোল ও পারমিশন থেকে বিদায়ী সদস্যদের অ্যাক্সেস বন্ধ করে নতুনদের দেওয়া যায়, তাই পুরোনো খাতা খোঁজার ঝামেলা থাকে না। ফ্রি ডেমো দেখে নিন।