বয়স্ক কমিটি সদস্যদের সফটওয়্যার প্রশিক্ষণ: ধৈর্য আর সঠিক পদ্ধতিতে সহজ

সমিতির সভাপতি হয়তো ত্রিশ বছর চাকরি করে অবসর নিয়েছেন। হিসাব তিনি খুব ভালো বোঝেন, কিন্তু মোবাইলে লগইন করতে গিয়ে অস্বস্তি বোধ করেন। এমন অবস্থায় নতুন সফটওয়্যার চালু হলে তিনি হয় এড়িয়ে যান, নয়তো সব কিছু অন্য কাউকে দিয়ে করান। ফলে স্বচ্ছতার যে উদ্দেশ্যে সফটওয়্যার আনা হয়েছিল, সেটাই অর্ধেক থেকে যায়।

কমিটি সদস্যদের সফটওয়্যার প্রশিক্ষণ, বিশেষ করে বয়স্ক সদস্যদের, একটু আলাদা পদ্ধতিতে দিতে হয়। নিচের কৌশলগুলো বাস্তবে কাজ করে।

আগে বুঝুন তাঁদের আসল দ্বিধা কোথায়

বয়স্ক সদস্যদের সমস্যা সাধারণত বুদ্ধির নয়, অভ্যাস আর আত্মবিশ্বাসের। কয়েকটি সাধারণ দ্বিধা:

• "ভুল চাপ দিলে যদি হিসাব মুছে যায়?"
• "সবার সামনে না পারলে লজ্জা লাগবে।"
• "ছোট লেখা পড়তে কষ্ট হয়।"
• "আমার তো সব দেখার দরকার নেই, শুধু আসল হিসাবটা জানতে চাই।"

শেষ কথাটাই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। সবাইকে সব কিছু শেখানোর দরকার নেই।

প্রত্যেকের জন্য শুধু তাঁর কাজটুকু

পদ অনুযায়ী কে কী শিখবেন, আগে ঠিক করুন:

সফটওয়্যারে রোলভিত্তিক অ্যাক্সেস থাকলে প্রত্যেকে শুধু নিজের দরকারি অংশটুকু দেখবেন। স্ক্রিনে কম জিনিস মানে কম বিভ্রান্তি।

প্রশিক্ষণের ধাপ

১. একান্তে, একজন একজন করে

বড় সভায় প্রজেক্টরে দেখানোর চেয়ে বাসায় বা অফিসে চা খেতে খেতে একজনকে ২০–৩০ মিনিট দেখানো অনেক বেশি কার্যকর। কেউ লজ্জা পান না, প্রশ্ন করতেও সংকোচ হয় না।

২. তাঁর নিজের ডিভাইসে

নিজের মোবাইল বা কম্পিউটারে শেখালে পরে একা চালাতে সুবিধা হয়। ফন্ট বড় করে দিন, ব্রাউজারে সফটওয়্যারের লিংকটা বুকমার্ক বা হোম স্ক্রিনে রেখে দিন।

৩. "দেখুন" নয়, "আপনি চাপুন"

শিক্ষক নিজে বোতাম না চেপে সদস্যকে দিয়ে চাপান। প্রথমবার ধীরে হবে, কিন্তু হাতে-কলমে করলেই মনে থাকে।

৪. শুধু দেখার কাজ দিয়ে শুরু

প্রথম দিন শুধু রিপোর্ট দেখা শেখান, যেখানে কিছু ভুল হওয়ার ভয় নেই। এতে আত্মবিশ্বাস আসে। অনুমোদন বা এন্ট্রির মতো কাজ পরের সপ্তাহে।

৫. এক পাতার গাইড হাতে দিন

বড় অক্ষরে প্রিন্ট করা একটি কাগজ দিন। উদাহরণ:

মাসিক বকেয়া দেখার নিয়ম ১. মোবাইলে সমিতির লিংক খুলুন। ২. নিজের মোবাইল নম্বর দিন, SMS-এ আসা কোড (OTP) লিখুন। ৩. "রিপোর্ট" চাপুন, তারপর "বকেয়া তালিকা"। সমস্যা হলে ফোন করুন: অফিস সহকারী।

ভয় দূর করার কয়েকটি কথা

প্রশিক্ষণের শুরুতেই স্পষ্ট করে বলুন:

• শুধু দেখলে কোনো হিসাব বদলায় না।
• গুরুত্বপূর্ণ এন্ট্রি অন্য কেউ অনুমোদন না করলে চূড়ান্ত হয় না, তাই একটা ভুল চাপে বড় ক্ষতি হয় না।
• যে কোনো সময় অফিসে ফোন করলে সাহায্য পাবেন।

এই তিনটি কথাই অনেকের দ্বিধা অর্ধেক কমিয়ে দেয়।

একজন "ডিজিটাল সহায়ক" ঠিক করুন

সমিতির অফিস সহকারী বা কোনো তরুণ কমিটি সদস্যকে দায়িত্ব দিন, যিনি প্রথম দুই-তিন মাস ফোনে প্রশ্নের উত্তর দেবেন। প্রতি মাসের কমিটি সভার আগে পাঁচ মিনিট রাখুন, যেখানে কেউ একজন নিজের মোবাইলে রিপোর্ট খুলে সবাইকে দেখাবেন। ধীরে ধীরে এটাই অভ্যাস হয়ে যায়।

টিপস: কখনো বলবেন না "এটা তো খুব সহজ।" যাঁর কাছে কঠিন লাগছে, তাঁর কাছে এই কথা আরও অস্বস্তিকর। বরং বলুন, "প্রথমবার সবারই একটু সময় লাগে।"

প্রশিক্ষণ সফল হলো কি না বুঝবেন কীভাবে

• সভাপতি নিজে সভায় মাসিক আদায়ের সংখ্যা বলতে পারছেন।
• কোষাধ্যক্ষ ভাউচার অনুমোদনের জন্য আর কাগজ চাইছেন না।
• কমিটি সদস্যরা নিজের বকেয়া নিজে দেখছেন।

সমবায় সমিতি চালান? DPS, FDR, লোন ও কিস্তি আদায়ের জন্য সমিতি কিপার সফটওয়্যার তৈরি। সহজ ও বিনামূল্যে শুরু করতে চাইলে সমিতি কিপার লাইট ব্যবহার করে দেখুন।

সোসাইটি কিপারে যা সাহায্য করে

সোসাইটি কিপার পুরোপুরি বাংলায় চলে, আর প্রত্যেক কমিটি সদস্যকে তাঁর পদ অনুযায়ী আলাদা রোল দেওয়া যায়, তাই স্ক্রিনে অপ্রয়োজনীয় জিনিস কম থাকে। সদস্য অ্যাপে মোবাইল নম্বর আর OTP দিয়েই লগইন, পাসওয়ার্ড মনে রাখার ঝামেলা নেই। ভাউচারে দুই ধাপের অনুমোদন থাকায় নতুনদের ভুলের ভয়ও কম। আরও পরামর্শ পেতে আমাদের ব্লগ দেখুন।